Toodledo Sync : Fin de l'aventure

Tout d'abord, merci à tous pour vos commentaires et suggestions, merci aux près de 1.000 utilisateurs quotidiens (la semaine, un peu moins le week-end :-), merci merci !

Malheureusement, je n'ai plus de temps à consacrer à la maintenance et au développement de cette extension...

Bonne continuation à tous!

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First of all, thanks a lot for all your comments and suggestions, many thanks to the near 1.000 daily users, thank you all !

Unfortunately, I no longer have the spare time I had to maintain and add fonctionnalities to this little extension...

Best regards !

Toodledo Sync : Manuel d'utilisation

Vous êtes sur la page de documentation pour l'extension ToodledoSync pour Thunderbird.

If you are looking for an english documentation, please look here.

Comment ça marche

L'extension utilise une fonctionnalité de Toodledo : il est possible d'envoyer des tâches par mail. Le sujet de tels mails a sa propre syntaxe, et cette extension ne fait "que" modifier le sujet d'un mail pour se conformer à cette syntaxe, vous permettant ainsi d'oublier cette syntaxe, et d'éviter des erreurs en tapant vous même le sujet.

Configuration initiale

1) Votre compte Toodledo

Il faut activer la fonctionnalité  "Email import/export" (Outils,  Plus..., Email Import/export). Vous aurez ainsi une adresse mail du type  'letters.numbers@toodledo.com'
Cela vous permet alors d'envoyer des mails à cette adresse, qui seront convertis en tâches. Il y a une syntaxe spéciale pour le sujet des mails, permettant de définir dans quel dossier, contexte... la tâche sera créée (et plus, comme l'échéance, la durée...)

2) Coté Thunderbird

Après l'installation de l'extension ToodledoSync, allez dans les préférences et paramétrez les champs suivants :

     - l'adresse mail générée au point 1

Pour ma part, j'ai défini dans mon carnet d'adresse que ce mail s'appelait "TODO", c'est plus rapide à taper. Si vous faites la même chose, il faut entrer dans ce champ la valeur exacte que Thunderbird mettra dans le champ "To:". Pour mon cas, cela ressemble donc à "TODO <letters.numbers@toodledo.com>" (dans les guillemets)

     - une liste de contextes

Comme toutes les listes de cette extension, elle est optionnelle. Si vous n'utilisez pas les contextes dans votre implémentation de Toodledo, vous pouvez cocher la case "Cacher les contextes", ils ne vous dérangeront plus.

Cette liste doit contenir, évidemment, la même liste de contextes que celle de votre compte Toodledo. Je sais que saisir deux fois la même information est une aberration, mais il faut bien que je garde quelque chose à faire pour les prochaines versions...

Vous pouvez réordonner la liste, le premier élément sera celui qui sera choisi par défaut.

TIP : Vous pouvez aussi définir un contexte ne contenant qu'un espace. Cela permet par exemple de le placer en haut de la liste, et ainsi par défaut de ne pas définir de contexte pour vos nouvelles tâches. (saisissez un espace, cliquez sur "Ajouter", puis cliquez sur "Monter" jusqu'à ce qu'il soit le premier de la liste).

TIP : Pour renseigner plusieurs contextes rapidement, vous pouvez utiliser la manipulation suivante : saisir le nouveau contexte, taper <TAB>, taper <Entrée> (ou <Return>), taper <SHIFT>+<TAB> pour revenir dans la boite de saisie, et recommencer l'opération.

     - Autres listes (dossiers, objectifs...)

Le fonctionnement est strictement le même que la liste des contextes, seul le contenu change.

Comment utiliser l'extension

Rédigez un nouveau mail (ou transférez-en un)

Si le champ "Pour:" de ce mail est le même que celui paramétré dans l'extension, une zone va apparaître au dessus du sujet, dans laquelle vous pourrez choisir les éléments à ajouter à votre tâche.

Quelques mots sur la date d'échéance

La date d'échéance utilise une syntaxe particulière : vous pouvez utiliser des valeurs comme (en anglais uniquement, c'est Toodledo qui gère) ; "today" "tomorrow" "next week" "next month" "Next thursday" "5/12/2011"
Cette syntaxe permet ainsi de définir une valeur par défaut dans les préférences, par exemple Next month.

Quelques mots sur la "durée"

Ici aussi, une syntaxe spéciale existe : 30min, 4hours... Vous pouvez définir une durée par défaut dans les préférences.


A noter
     - l'extension ne modifiera jamais un sujet si le destinataire "Pour:" n'est pas exactement celui défini dans les préférences.
     - les champs toodledo n'apparaîtront pas non plus dans ce cas.


     - parfois les champs n'apparaissent pas immédiatement, ils n’apparaîtront qu'à la prochaine touche appuyée si "Pour:" est bien l'adresse paramétrée.

J'espère que cette extension vous rendra plus productifs et donc plus heureux!
Christophe

Toodledo Sync : Manual

Here's the how-to for using the toodledosync extension for Thunderbird.

Si vous recherchez une version française de cette documentation, c'est ici.

How it works 

it uses a toodledo feature : you can send tasks by mail. The subject of this mail has its own syntax, and this extension only modify the subject of a mail to match this syntax, allowing you to forget this syntax, and avoid errors typing a context or folder.

Initial configuration 

Toodledo account

You have to activate the "Email import/export" tool in your toodledo account (Tools, More..., Email Import/export). That will generate an email adress like 'letters.numbers@toodledo.com'. This allows you to send mails to this address, they will be converted to tasks. There is a special syntax for the "subject" of the mail, allowing you to decide in which folder, context the task will be created (and much more, like due date...)

Thunderbird part

You have to install my Toodledosync extension for Thunderbird. In order to use the links between Toodledo folders and mail folders (see below), you'll also have to install Eivind Rovik's "Quicker Filer" extension.

The account tab

This tab contains the following preferences :

     - your Toodledo mail address

In thunderbird, I have defined in my adress book that adress to be "TODO", it's easier to type... So here, I have  something like "TODO <letters.numbers@toodledo.com>" (without the quotes)

     - Lots of self explanatory check boxes

You can choose here to hide / show some fields, depending of your habits. You can also define some default values.

     - A not so self explanatory check box ; "Use doublequotes"

This checkbox is due to a bug found by DeWayne Rosene (many thanks!). The extension added some double quotes to the status (giving $"Next Action") and Toodledo doesn't understand that. So I removed the double quotes in the status, and, in case of problems with the other fields, added this checkbox. You can safely let in unchecked, and if you experiment troubles with fields not recognized in toodledo, check it, AND send me the exact content of the subject that cause problems, and the one that works.

Some Lists Tabs

     - For example : list of contexts

as all the following lists, this is optionnal if you don't use it in your toodledo setting. If you check the checkbox "Hide contexts", you will not be bothered anymore by contexts.

This list has to be, of course, the same list than your toodledo account contexts list. I know that's a pain to have to type it again, but, hey, I have to keep something to do for future versions...

You can reorder the list, the first item in the list will be the default one when you'll have to choose.

TIP : If you define the first one as a space (type a space, then click "add", and click "up" to bring it on top of your list, by default no context will be defined in toodledo.

TIP : To enter lots of contexts quickly, you can use only your keyboard and save the time needed to go to your mouse forth and back : enter a new context, hit , hit (or ), then hit + to come back, and start over.

     - other lists : folders, goals, status, locations, tags

Except from the content, same system than the context list.

A special tab : link between contexts and folders

     In this tab, you can create links between a Toodledo folder, and a Toodledo Context. Just select the folder you want, clic on "update", and choose the associated context. From now on, each time you'll choose that folder in the compose window, the associated context will be selected (you can override that choice).

An other special tab : link between Toodledo folders and Thunderbird folders

     To use this feature, you'll need Eivind Rovik's "Quicker Filer" extension. His extension provides a way to easily select a folder for saving a mail (and other cool features), works really well and provide an excellent autocompletion feature. Eivind Rovik kindly gave me the permission to use it, and that is a real time saver for what we need. You don't have to use his extension, nor configure it, if you just want to use the autocompletion feature in ToodledoSync. To the point : you can associate here, Toodledo folders with your local (or distant/imap) mail folders. Each time you'll send a task to Toodledo in that folder, the sent mail will be placed in the choosen local mail folder.

Now how to use it 

Compose a new mail (or forward one)

if the "To: " field is the mail adress generated in step one, a zone will appear above the subject line, where you can choose folder, context and other fields that will be sent to your toodeldo account to create a task.

A word about "due date"

The "due date" field uses a cool syntax : you can use things like "today" "tomorrow" "next week" "next month" "Next thursday" "5/12/2011"
That syntax allows you to fill a default due date in preferences, like Next month.

A word about "length"

Here again, a special syntax is used : 30min, 4hours... You can also define a default in the extension preferences.

Remember
     - the extension will never modify a subject if the "To: " field is not the same mail address than your toodledo mail adress.
     - the dropdown lists will not appear neither

     - sometimes the fields doesn't appear right after entering the correct "To:" adress. They will appear on the next key press into the compose window.
I hope it will make you more productive and happy !
Christophe

Erreur Component returned failure code: 0x8000ffff (NS_ERROR_UNEXPECTED)

French version at the end of this post.

This bug is solved with version 1.2, I keep this post for reference.  

(I defined default preferences like that :
user_pref("extensions.toodledosync.settings.goaltab.goalHidden", "true");
so it was defined as a string, and had an error when I tried to retreive a boolean value.)

An error may occur, due to preferences management in Thunderbird. I'll correct that in a future version, but there's an easy workaround (to do one time only). So if you meet an error like :

[Exception... "Component returned failure code: 0x8000ffff (NS_ERROR_UNEXPECTED)
        [nsIPrefBranch.getBoolPref]"  nsresult: "0x8000ffff (NS_ERROR_UNEXPECTED)" 
        location: "JS frame :: chrome://toodledosync/content/common.js :: activatePreferences

Close all Thunderbird windows, open your prefs.js file
     windows 7 : C:\Users\votre utilisateur\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\chiffresetlettres.default\prefs.js
     other windows %APPDATA%\Thunderbird\Profiles\chiffresetlettres.default\prefs.js
     linux /home/votre_utilisateur/.thunderbird/chiffresetlettres.default/prefs.js

Check that you have the 4 following lines : (false/true values are your preferences) :
user_pref("extensions.toodledosync.settings.contexttab.contextHidden", false);
user_pref("extensions.toodledosync.settings.foldertab.folderHidden", false);
user_pref("extensions.toodledosync.settings.goaltab.goalHidden", true);
user_pref("extensions.toodledosync.settings.statustab.statusHidden", true);

If one line is missing, add it, and start Thunderbird again.

Sorry for that...


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Ce bug est corrigé dans la version 1.2, je laisse ce post pour référence.

Une erreur peut se produire, cela est dû à la gestion des préférences sous Thunderbird.Rien de grave, mais il faut que je revoie le code associé à cela pour l'éviter. Une petite manipulation à faire une fois permet de régler l'erreur :

[Exception... "Component returned failure code: 0x8000ffff (NS_ERROR_UNEXPECTED)
        [nsIPrefBranch.getBoolPref]"  nsresult: "0x8000ffff (NS_ERROR_UNEXPECTED)" 
        location: "JS frame :: chrome://toodledosync/content/common.js :: activatePreferences

Fermez toutes vos instances de Thunderbird, ouvrez votre fichier prefs.js (il se trouve dans votre répertoire Thunderbird utilisateur,
 sous windows 7 : C:\Users\votre utilisateur\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\chiffresetlettres.default\prefs.js
 sous les autres windows %APPDATA%\Thunderbird\Profiles\chiffresetlettres.default\prefs.js
 sous linux /home/votre_utilisateur/.thunderbird/chiffresetlettres.default/prefs.js

Et vérifiez que vous avez bien les 4 lignes suivantes (les valeurs false ou true reflètent vos préférences) :
user_pref("extensions.toodledosync.settings.contexttab.contextHidden", false);
user_pref("extensions.toodledosync.settings.foldertab.folderHidden", false);
user_pref("extensions.toodledosync.settings.goaltab.goalHidden", true);
user_pref("extensions.toodledosync.settings.statustab.statusHidden", true);

S'il en manque une ajoutez la, puis redémarrez Thunderbird.

Désolé pour le souci...